성공적인 RPA(Robotic process automation) 도입 단계

RPA(Robotic Process Automation, 로봇 프로세스 자동화)는 반복적이고 규칙적인 업무를 로봇 소프트웨어 등으로 자동화해 업무 효율성을 높이는 기술을 말한다. 저성장 기조에 따라 인원을 쉽게 늘리지 못하는 환경이지만 기업은 더 적은 인원으로 더 높은 생산성을 내기를 요구한다.

 

더 잘하는 방법을 알아내는 것은 더 어려운 일이지만, 더 못하지 않는 방어체계는 그래도 찾을 수 있지 않을까 하다가 찾게된 개념이 RPA이다.

 

자동화를 실행할까 하다가 그래도 기획 단계에서 자료를 찾아보는 것이 개인의 학습관점에서도 좋을 것 같아서 Baker Tilly의 RPA Implementation: A Step-by-Step Guide(클릭)를 바탕으로 RPA 도입의 체계적인 계획에 대해 단계별로 정리해보려고한다.

 

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목차

1. RPA 시작: 비전과 목표 설정
2. 적합한 프로세스 선정
3. RPA 팀 구성
4. RPA 기술 및 벤더 선택
5. 프로세스 설계 및 개발
6. 테스트 및 배포
7. 지속적인 모니터링과 최적화

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1. RPA 시작: 비전과 목표 설정

RPA 도입의 첫걸음은 명확한 비전과 목표를 세우는 것이다.

조직은 RPA를 통해 무엇을 달성하고자 하는지 구체적으로 정의해야 한다.

예를 들어 비용 절감, 생산성 향상, 직원 경험 개선 등이 목표가 될 수 있다.

나 같은 경우 시간이라는 비용 절감이 가장 큰 목표이다.

• 주요 내용:
  • 비즈니스 목표와 RPA의 연계성 분석.
  • 주요 이해관계자와 함께 기대치 및 목표 설정.
  • 성공 지표(KPI) 정의(예: 처리 시간 단축률, 오류 감소율).

이 단계는 RPA 프로젝트의 방향성을 잡는 기반이다. 명확한 목표가 없으면 이후 단계에서 혼란이 생길 수 있으니 꼼꼼히 준비하자.

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2. 적합한 프로세스 선정

우리가 하는 모든 업무가 RPA에 적합한 것은 아니다.

RPA는 규칙이 명확하며, 반복적이고 데이터 중심의 프로세스에 최적화되어 있다.

따라서 기준을 세우고 자동화할 프로세스를 신중히 선정하는 것이 중요하다.

• 선정 기준:
  • 반복성 : 동일한 작업이 자주 반복되는 프로세스
  • 규칙 : 명확한 규칙과 프로세스가 정의되어있는 업무
  • 데이터 중심 : 데이터 입력, 처리, 전송 등 데이터 기반 업무 
  • 낮은 예외 상황 : 예외 발생 가능성이 거의 없고, 사람의 판단이 거의 필요 없는 프로세스.
  • 호환성 : 기존 시스템과 통합이 쉬운 업무
  • ROI : 자동화를 통해 시간 및 비용 절감 효과가 큰 업무 

예를 들어, HR 분야의 급여 처리나 데이터 입력 작업은 RPA에 적합하다. 반대로 복잡한 의사결정이나 예외가 많은 업무, 창의성이 필요한 업무 등은 RPA에 부적합하다.

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3. RPA 팀 구성

RPA 구현은 혼자 할 수 있는 일이 아니다. 성공적인 도입을 위해 다양한 역할을 가진 팀을 구성해야 한다.

• 주요 역할:
  • 프로젝트 매니저: 전체 프로젝트 관리 및 조율.
  • 비즈니스 분석가: 프로세스 분석 및 요구사항 정의.
  • IT 전문가: 시스템 통합 및 기술 지원.
  • RPA 개발자: 워크플로우 설계 및 구현.

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4. RPA 기술 및 벤더 선택

시장에는 다양한 RPA 플랫폼이 존재한다. 이런 플랫폼 및 기술을 잘 활용하는 것이 중요하다.

참고로 비즈니스 효율을 높여줄 대표 RPA 툴 10개를 정리한 포스팅을 링크한다. MS사의 파워오토메이트, IBM RPA, UiPath 등의 툴을 소개한 포스팅이다. 바로가기

• 선택 고려사항:
  • 기업의 기술 인프라와의 호환성.
  • 확장성 및 유연성.
  • 비용과 지원 서비스 품질.

데모를 통해 솔루션을 테스트해보는 것이 좋다. 또한, 교육 및 유지보수 프로그램도 확인해야 한다.

경험상 이런 솔루션을 한번 도입하면 도입 비용(ex. 마이그레이션), 롤백비용 등이 엄청 크게 들고 환불 정책도 매우 까다로운 경우가 많기 때문에 이 단계에서 꼼꼼히 솔루션을 검토해서 도입해야한다.

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5. 프로세스 설계 및 개발

이제 본격적으로 RPA 워크플로우를 설계하고 개발한다. 선정된 프로세스를 기반으로 로봇이 수행할 작업 흐름을 정의한다.

• 핵심 활동:
  • 프로세스 맵 작성: 작업의 시작부터 끝까지 상세히 문서화.
  • 워크플로우 개발: RPA 도구를 사용해 자동화 스크립트 작성.
  • 예외 처리: 예외 상황에 대한 대응 로직 포함.

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6. 테스트 및 배포

개발한 RPA 워크플로우는 철저한 테스트를 거쳐야 한다. 테스트를 통해 오류를 잡아내고, 실제 환경에서 안정적으로 작동하는지 확인한다.

• 테스트 과정:
  • 단위 테스트: 개별 워크플로우 기능 점검.
  • 통합 테스트: 시스템 간 연동 확인.
  • 사용자 수용 테스트(UAT): 실제 사용자 환경에서 검증.

테스트 완료 후, 소규모로 배포(Pilot)한 뒤 점진적으로 확장하는 방식이 안전하다.

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7. 지속적인 모니터링과 최적화

RPA 도입은 끝이 아니라 시작이다. 배포 후에는 지속적으로 성과를 모니터링해야한다. 

• 활동 내용:
  • 성과 지표(KPI) 추적: 자동화 효과 측정.
  • 오류 로그 분석: 문제 원인 파악 및 수정.
  • 프로세스 개선: 새로운 자동화 기회 탐색.

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마무리

RPA 구현은 체계적인 계획이 성공의 열쇠인 것 같다. 

각 단계를 대충대충 넘어가면 배포 후에도 계속 오류와 시간낭비가 발생할 것 같다. 

그러나, 설계부터 꼼꼼히 한다면 업무에서 큰 가치를 발휘할 수 있다.

나의 경우 MS365기반 환경에서 업무를 하기 때문에 Power Automate를 통해 시도를 해볼 것 같다. 

구체적인 업무자동화 사례가 있다면 향후에 또 포스팅 해볼 예정이다!

화이팅!