16. 조직 설계의 중요성과 10단계 과정

 

"가장 강한 자도, 가장 똑똑한 자도 아닌, 변화에 가장 잘 대응하는 자가 살아남는다."
-찰스다윈

 

 

조직도는 조직에서 어떤 의미가 있을까요. 매달 조직도를 바꾸는 조직에서 조직도를 관리하기도 하였고 1년에 한번 남짓 조직을 변경하는 조직에서도 있었는데요. 둘다 장단점이 있지만, 위 찰스다윈의 이야기처럼 궁극적으로 '변화에 잘 대응하는 조직'이 살아남을 수 있을 것 같습니다. 특히 요즘처럼 변화가 많을 때는요. 

 

예전에는 단순히 지시받은 바를 적용했다면 요즘은 정말 의미있는 조직을 어떻게 디자인해야하는지 많은 고민도 하고 자료도 찾아보고 있습니다. 이에 이 포스팅에서는 구체적으로 조직 설계(Organisational Design)의 중요성과 필요성, 그리고 이를 진행하면서 마주치는 어려움을 어떻게 극복할 수 있는지 정리해보려고합니다.

* 아래 내용은 10 Organisational Design Process Steps 출처의 내용을 바탕으로 작성했습니다. 

목차

• 1. 조직 설계란?
• 2. 조직 설계가 필요한 이유
• 3. 조직 설계의 주요 과제
• 4. 단계별 조직 설계 프로세스

1. 조직 설계란?

'조직 설계'는 조직의 자원, 프로세스, 역할 등을 체계적으로 설계하여 궁극적으로 조직이 전략적 목표를 달성하게 하는 프로세스를 의미합니다. 사람, 업무와 역할, 자원 등을 최적화하여 성과를 극대화하고, 회사가 변화에 적응하며 경쟁력을 유지할 수 있도록 돕습니다. 효과적인 조직 설계는 조직의 성과와 직원의 성취감을 높일 수 있습니다.

 

2. 조직 설계가 필요한 이유

조직을 그냥 두면 모두가 익숙하고 편한데 왜 꼭 조직을 계속 진단하고 재설계(redesign)해야할까요? 

아래는 변화에 대응하기 위해 조직설계가 필요한 이유입니다.

• 조직의 전략과의 연결(Alignment): 조직의 전략과 조직의 구조가 일치하게 하여 구성원들의 업무가 회사의 방향성과 연결되게 합니다. 
• 효율성과 생산성 향상: 조직 구조가 효과적으로 설계되어있으면 이에 따라 업무플로우도 최적화할 수 있습니다. 즉, 중복을 제거하며, 역할과 책임을 명확히 하여 업무상 효율성을 높일 수 있습니다.
• 적응력과 민첩성: 급변하는 비즈니스 환경에서 종업원과 자원을 효율적으로 재배치하고, 외부의 새로운 기회(opportunity)나 위협(threat)에 빠르게 대응할 수 있습니다.
• 명확한 소통체계를 통한 협업: 명확한 보고 체계와 효율적인 커뮤니케이션 체계를 통해 팀 내/팀 간 협업을 촉진할 수 있습니다.
• 인재 관리와 직원 몰입: 명확한 경력 경로(career path)와 역할 정의로 직원 몰입과 리텐션을 높일 수 있습니다. 
• 복잡성 관리와 성장: 조직이 확장됨에 따라 함께 늘어나는 복잡성을 선제적으로 관리할 수 있습니다. 미리 복잡성을 관리하면 혼동을 줄이고 성장체제로 빠르게 적응할 수 있겠죠?

 

3. 조직 설계의 주요 과제

위와 같이 조직설계는 꼭 필요하고 많은 장점이 있지만, 실제 업무 현장에서는 많은 과제가 있습니다. 조직 구조는 당연히 사람과 시스템과 연관 되어 있기 때문에 변경에도 많은 시간이 소요되고, 그 효과도 즉시 발생하지 않기 때문입니다. 

• 복잡성: 각 조직은 부서의 역할과 기능, 상호 의존성, 부서가 쌓아온 레거시 등이 복잡하여 조직의 전략적 목표와의 정렬이 어렵습니다. 여러 이해관계자의 합의를 이끌고 면밀하게 살펴보아야합니다.
• 변화에 대한 저항: 기존업무 형태, 권력 구조, 역할 변화에 대한 저항, 직원들의 오해(ex. 조직구조 변경이 본인의 업무에 영향을 미칠 것)가 발생할 가능성이 높습니다. 기존의 상태를 잘 녹이고 변화를 가져오는 변화관리 과정이 중요합니다. 
• 커뮤니케이션과 조정: 부서 간 장벽이나 사일로로 인해 효과적인 커뮤니케이션과 협업이 어려울 수 있습니다.
• 균형: 각 조직에 과도한 권한과 책임을 부여하고 전문화가 되는 경우에 상화 연결이 어렵고, 반대로 과도한 통합을 통해 보고체계를 공고히 한다면 관료주의나 느린 의사결정이 초래될 수 있어 그 사이의 균형을 잘 찾아야합니다. 
• 확장성과 유연성: 안정성과 효율성을 유지하면서도 변화와 성장을 수용하는 조직 구조를 설계하는 것을 염두하여야합니다. 
• 조직문화: 조직 설계가 문화, 가치, 비전과 일치해야 하지만, 부서 간 문화 차이로 통합 시 충돌이나 갈등이 발생할 수 있습니다.
• 외부 요인: 산업 트렌드, 시장 조건, 규제, 기술 변화 등을 정확하게 분석하고 대응하는 설계가 필요합니다.
• 평가와 피드백: 조직 설계의 효과는 즉시 나타나는 것이 아니므로 지속적인 평가와 피드백을 통해 꾸준히 개선하여야합니다.

 

4. 단계별 조직 설계 프로세스

조직 설계 프로세스는 회사의 구조, 시스템, 프로세스를 전략적 목표에 맞춰 설계하는 체계적인 접근법입니다. 조직의 크기, 산업, 특정 요구에 따라 다를 수 있지만, 아래 10단계 프로세스는 통상적으로 활용할 수 있는 프로세스라고 합니다.

 

1. 전략적 목표 설정
   - 주요액션: 조직의 미션, 비전, 전략적 목표를 명확히 정의하여 구조 설계의 기반을 마련합니다.
   - 담당자: 대표이사, 경영진, 임원 등
   - 결과물 : 조직 우선순위를 정의한 전략, 비전, 목표(KPI, Objectives 등)
2. 현재 조직 진단
   - 주요액션 : 현재 구조, 프로세스, 시스템을 데이터 기반으로 평가하여 강점, 약점, 비효율성을 파악합니다.
   - 담당자 : 내부 감사 또는 외부 컨설턴트, HR 담당자 등
   - 결과물: 현재 조직의 강점 및 약점, 효율성 및 비효율성을 파악한 보고서.
3. 기능 및 전략적 요구 매핑
   - 주요액션 : 성장 계획, 시장 트렌드, 기술 발전, 고객 요구를 고려해 필요한 역량과 인적자원을 정의합니다.
   - 담당자 : 시니어급 중간 관리자, 전략 조직과 운영 조직 등
   - 결과물 : 비즈니스 전략과 조직의 역량, 자원 및 기능을 연결한 매핑 자료 
4. 역할과 책임 명확화
   - 주요액션 : 각 포지션의 역할, 책임, 의사 결정 권한을 명확히 정의하여 업무 흐름을 명확히 합니다.
   - 담당자 : HR 조직과 부서장
   - 결과물 : 표준화된 직무 및 역량 기술서 
5. 대안 구조 설계
   - 주요액션 : 기능조직, 사업부제조직, 매트릭스 조직, 네트워크 조직, 하이브리드 조직 등 다양한 대안을 탐색합니다.
   - 담당자 : 전략 기획 조직, 필요 시 외부 컨설턴트
   - 결과물 : 각 조직 시나리오별 성과 영향을 예측한 모델
6. 대안 평가 및 스트레스 테스트
   - 주요액션 : 각 모델을 확장성, 민첩성, 리스크 완화 관점에서 엄격히 평가합니다.
   - 담당자 : 시니어 리더십, 재무조직, 외부 조언자 등
   - 결과물 : 평가 내용과 리스크 분석 문서
7. 최적 구조 선택 및 공식화
   - 주요액션 : 전략 목표와 연결되고 환경의 변화에 대응할 수 있는 최적의 구조를 확정합니다.
   - 담당자 : 대표이사, 임원 등
   - 결과물 : 최적 구조에 대한 보고서 및 전환 계획, KPI가 포함된 기획서
8. 구현 로드맵 수립
   - 주요액션 : 전환 조직에 대한 핵심 프로세스와 워크플로우를 설계하고 구현 로드맵을 설계합니다.
   - 담당자 : PMO조직, 변화 관리 조직 등
   - 결과물 : 주요 마일스톤, 커뮤니케이션 계획을 포함한 기획서
9. 실행 및 정착
   - 주요액션 : 새로운 조직 구조를 로드맵에 따라 단계적으로 소통하고, 변경사항을 적용하며 안정적으로 정착할 수 있게 합니다.
   - 담당자 : PMO, 부서 리더, HR조직 등
   - 결과물 : 피드백 반영 시스템, 주기적인 트래킹 및 결과 보고 
10. 지속적 최적화
    - 주요액션 : 성과를 모니터링하고, 피드백에 따라 지속적으로 조직을 최적화합니다.
    - 담당자 : 경영진, 전략조직, HR 조직 등
    - 결과물 : 성과 모니터링을 할 수 있는 체계 및 주기적 반영 계획

5. 마무리

미국의 케이스이면서 대기업을 가정한 케이스 인 것 같아서 다양한 팀의 참여가 작성되어있는데요. 

아무래도 경영진, HR조직, 각 부서의 리더들의 협업이 굉장히 중요한 작업같습니다. 

무엇보다도 한 번 완료하고 끝내는 것이 아닌 끊임없는 모니터링도 중요할 것 같습니다.

위와 같은 프레임워크를 기반으로 우리 조직에 맞는 조직 설계 방안을 구성해보면 좋을 것 같습니다.